Woningcorporatie Vivare (Arnhem) heeft gekozen voor Ensured om haar digitale documenten mee te ondertekenen. Ensured, een oplossing van Xolphin, maakt digitale handtekeningen op basis van Public Key Infrastructure. Deze eSign-handtekeningen zijn veiliger voor het ondertekenen van digitale documenten, zoals contracten, dan gescande fysieke handtekeningen.
Vivare verzorgt met ruim 200 medewerkers voor zo’n 55.000 mensen een passend en betaalbaar huis, met een bestand van 23.500 woningen in zes gemeenten in en rondom Arnhem. Een woningcorporatie kent veel documenten die een handtekening nodig hebben: contracten met externe partijen zoals banken, gemeenten en vastgoed organisaties, verhuurovereenkomsten met huurders. Om tijd te besparen, werd al enige tijd af en toe gewerkt met gescande handtekeningen. Een snelle oplossing, maar niet ideaal want: niet rechtsgeldig.
Betrouwbare digitale handtekening
Het veelvuldig thuiswerken vanaf begin 2020 door de corona-maatregelen bracht de behoefte aan betrouwbare digitale ondertekening in een stroomversnelling. Als iedereen thuiswerkt zonder secretaresse of administratief personeel, wordt het proces van printen, versturen en inscannen namelijk erg omslachtig. Reden voor de directeur-bestuurder van Vivare om een zoektocht in gang te zetten naar een efficiënter en veiliger alternatief.
Dat alternatief werd snel gevonden, vertelt Wolter Bosch, manager Informatisering en Automatisering bij Vivare. “Wij hebben onze vraag neergelegd bij onze vaste IT-leverancier, waarop zij met een aantal opties kwamen. Bij Xolphin waren we al bekend vanwege de aanschaf van SSL-certificaten, dus dit leek ons een praktische keuze.”
In juli 2020 begon Vivare met het aanvragen van de Ensured eSign-handtekeningen voor alle managers en directieleden. Alle managers en directeuren hebben tegenwoordig een eigen Ensured-certificaat op een token. “Gemiddeld worden hiermee per persoon zo’n 3 tot 10 overeenkomsten per week ondertekend”, vervolgt Bosch. “Gelijktijdig met de digitale ondertekening voegen we een tijdstempel toe, zodat achteraf altijd te controleren is wanneer iets exact is ondertekend.”
Zowel een fysieke als digitale handtekening zijn uniek voor de ondertekenaar. Bij digitaal ondertekende documenten biedt een digitale handtekening echter veel meer veiligheid en garandeert de zekerheid van de oorsprong, identiteit en integriteit van het document. Een fysieke handtekening kan namelijk makkelijk worden gekopieerd en geplakt uit een pdf of ander document, zonder toestemming van de eigenaar.
Het belangrijkste verschil is echter dat digitale handtekeningen voor het ondertekenen van documenten zijn gebaseerd op Private Key Infrastructure (PKI). Daardoor kan er niet mee worden geknoeid. Evidente voordelen van de digitale handtekening zijn – naast veiligheid – efficiency, snelheid en kostenbesparing op het gebied van verzending en opslag.
Alle door managers ondertekende documenten hebben inmiddels een digitale handtekening, vertelt Sander Weijl, informatiemanager bij Vivare. “Een Ensured-handtekening wordt altijd geïnstalleerd op een zogeheten PKI-token . Dit maakt het gebruik veiliger, maar zorgt er ook voor dat er extra software nodig is voor gebruikers. Dit heeft de IT-leverancier bedrijfsbreed uitgerold. “Als informatiemanager verzorg ik de certificaataanvragen bij Xolphin. Daarnaast help ik bij de installatie van de software op de laptops van de gebruikers en help gebruikers op weg bij het vertrouwd raken met digitale PDF-ondertekening.”
Digitale ondertekening is nog geen gemeengoed, stelt Weijl:
“Zo heeft een financiële instelling wel eens een digitaal ondertekend document van ons afgekeurd, omdat de handtekening niet goed zou zijn. Gelukkig konden we dit weerleggen op basis van de geldende wetgeving, bijvoorbeeld de Europese eIDAs-verordening. Het is ook vaak geen onwil, maar onwetendheid. Een handige oplossing die we hiervoor toepassen is om naast de ‘technische ondertekening’, ook een afbeelding van een handgeschreven handtekening toe te voegen.”
Bekijk hier het partnerprofiel van Xolphin
Xolphin is partner van Dutch Cloud Community en helpt cloud en hosting providers om hun productportfolio op een gemakkelijke manier uit te breiden en extra service te bieden aan klanten. Als Xolphin reseller kunnen organisaties makkelijk en voordelig SSL certificaten, digitale handtekeningen en gerelateerde web security en certificaatbeheer oplossingen kopen van de vertrouwde merken.
