Voor de meeste bedrijven is werken in of vanuit de cloud steeds meer noodzaak. Ook bedrijven die hun IT nog uitsluitend on premises draaien kiezen daarom steeds vaker voor de cloud. Argumenten zoals kostenbesparingen, het verbeteren van bedrijfsprocessen en betere service voor klanten spelen in dit verband een belangrijke rol. 2020 heeft een aanzienlijke versnelling gegeven aan het gebruik van clouddiensten. En dat vertaalt zich ook in veel vragen die bij bedrijven leven over de cloud.
Hoewel de voordelen duidelijk zijn, spelen er toch ook een hoop vooroordelen die worden veroorzaakt door onvoldoende kennis van cloud technologie en het ontbreken van voldoende draagkracht of een duidelijke agenda bij het management. Ook zijn bedrijven die kiezen voor de cloud soms bang voor downtime tijdens de migratie of het verliezen van grip op bedrijfsprocessen als alles eenmaal in de cloud draait. Wie goed plant, zich goed informeert en voldoende draagkracht creëert, hoeft zich echter geen zorgen te maken. Maar hoe doe je dat?
Onvoldoende kennis van cloud technologie
Om de overstap naar de cloud succesvol te laten zijn, is het van belang dat er voldoende kennis van cloud technologie in de organisatie aanwezig is. Het is best mogelijk dat het huidige personeel al jarenlang op dezelfde manier met on-premise hardware werkt. Ze beschikken dan meestal niet over voldoende kennis over cloudtechnologie. Via het volgen van trainingen en opleidingen kan het personeel extra kennis over de cloud vergaren. Hebben ze deze kennis eenmaal in huis, dan zal de overstap naar de cloud veel beter georganiseerd en soepeler verlopen.
Grafiek: ‘Drempels op weg naar de cloud’
Bron: Cloud Adoptie Monitor 2019, DHPA, HPE
Natuurlijk is het denkbaar dat een bedrijf niet of minder tijd en energie wil steken in het bijbrengen van cloud kennis bij het huidige personeel. In dat geval is het verstandig om te kiezen voor een partij die deze kennis wel in huis heeft en bereid is om het bedrijf te ondersteunen bij een vlekkeloze migratie. Deze cloudleveranciers zouden wel wat duurder kunnen zijn, maar daar staat betere service en ondersteuning bij migratie naar de cloud tegenover.
Onvoldoende draagvlak bij het management
Bij de overstap naar de cloud is ondersteuning van het management minstens zo belangrijk. Zonder draagvlak bij het management is de overstap naar de cloud gedoemd te mislukken. Een gebrek aan draagvlak bij het management heeft vaak te maken met een gebrek aan kennis over de mogelijkheden en voordelen van de cloud. Het management aarzelt dan om de overstap naar de cloud te maken.
Om het draagvlak te verbeteren, is het aan te bevelen om het kennisniveau van het management over de cloud te vergroten. Organiseer daarom kennissessies waar het management de gelegenheid krijgt om kennis over de cloud bij te spijkeren. Leden van het hoger management hebben vaak geen IT-achtergrond. Gebruik daarom tijdens de kennissessies geen onnodig ingewikkeld IT-jargon om te voorkomen dat de managementleden hun interesse voor het onderwerp cloud verliezen en afhaken. De kennissessies moeten in een ontspannen sfeer plaatsvinden en managementleden moeten zich vrij voelen om overal vragen over stellen. Tijdens de kennissessies kan het management ook op de hoogte worden gebracht van de voordelen die samenhangen met een overstap naar de cloud.
Angst voor downtime
Downtime kost geld. Bij de migratie naar de cloud mogen bedrijfsprocessen natuurlijk niet worden onderbroken. Maak daarom een goed doordacht migratieplan, dat de kans op uitval van processen zoveel mogelijk verkleint. In veel gevallen kunt u de migratie ook in de avond, de nacht of het weekend laten plaatsvinden. De meeste bedrijven zijn dan gesloten en uw klanten zullen er dan vrijwel geen hinder van ondervinden. Natuurlijk zijn ook bedrijven die 365 dagen per jaar, 24 uur per dag, moeten blijven doordraaien. In dat geval is het slim om de cloudomgeving voor de migratie in te richten en uitvoerig te testen. Als alle processen in de cloud tijdens het testen naar tevredenheid functioneren, kan de overstap worden gemaakt.
Er zijn ook bedrijven die u kunnen ondersteunen bij het migratietraject naar de cloud. Maak in dat geval wel harde afspraken met deze dienstverlener, zodat u tijdens het migreren niet voor onaangename verrassingen komt te staan.
Overigens kiezen ondernemingen steeds vaker voor kant-en-klare oplossingen bij cloudaanbieders. Ze gebruiken een stuk capaciteit van de cloud infrastructuur van de aanbieder. Aanbieders van clouddiensten beschikken doorgaans over genoeg rationele overcapaciteit om in het geval van uitval en storingen de diensten van hun klanten ongestoord te laten doordraaien.
Vaak wordt gevreesd voor (meer) downtime zodra applicaties en processen in de cloud staan. Maar de kans op downtime is veel groter bij een on-premise oplossing. De hardware staat dan in het eigen bedrijf en is kwetsbaar voor brand, stroomuitval, waterschade of andere incidenten. Denk bijvoorbeeld aan incidenten als gevolg van phishing, ransomware of ddos aanvallen. Kiest een bedrijf voor de cloud, dan staat alle hardware veilig in een beveiligde omgeving. Meestal een datacenter, waar goede voorzieningen beschikbaar zijn voor noodstroom en brandbestrijding. Door de strikte beveiliging is het uitgesloten dat onbevoegden bij data en applicaties kunnen komen.
Angst voor verlies van grip op processen
Bedrijven die kiezen voor de cloud, kunnen het gevoel krijgen dat ze grip verliezen op bedrijfsprocessen. Waar iemand voorheen de eigen serverruimte binnen kon lopen, staan de systemen die de processen ondersteunen nu in een extern datacenter, dat doorgaans niet direct toegankelijk is. Ook is er geen sprake meer van eigen hardware – de cloud service provider gebruikt zijn eigen hardware om uw diensten mogelijk te maken en data te beheren.
Klanten krijgen via een eigen portal toegang tot de clouddiensten. Zorg ervoor dat meerdere personen binnen uw bedrijf toegang krijgen tot de portal van de clouddienst. In het geval van ziekte of vakantie van een medewerker kan iemand anders toegang krijgen tot de portal van de clouddienst om zaken in te stellen. Er is de mogelijkheid van managed cloud diensten waarbij bedrijven weinig tot niets hoeven te doen om de clouddienst onder alle omstandigheden te laten functioneren.
Maakt uw organisatie gebruik van clouddiensten of heeft u eigen hardware in een datacenter ondergebracht, dan is het ook aan te bevelen om alerts in te stellen. In het geval van storingen of uitval krijgt u dan automatisch op uw smartphone een sms-bericht, zodat u direct actie kunt ondernemen. Ook hier geldt: zorg ervoor dat meerdere mensen binnen uw bedrijf deze notificaties ontvangen, zodat in het geval van ziekte of vakantie er altijd wel iemand beschikbaar is om zaken op te volgen.
Meer weten over de cloud?
Bedrijven voor wie de cloud een redelijk nieuw terrein is, kunnen altijd een beroep doen op lokale specialisten. Wij noemen ze Trusted Cloud Experts. En er is een kennisplatform waar veel informatie is te vinden over alle mogelijke cloudoplossingen en waar u op moet letten. www.TrustedCloudExperts.nl is er om bedrijven in hun zoektocht naar de juiste cloud oplossing en het maken van de stappen daarin, te ondersteunen.
